Datenschutz, klar.

1. Wer wir sind

Cnoté ist ein Eltern-Schul-Kommunikationsdienst mit Sitz in der Schweiz. Im Sinne der DSGVO handelt Cnoté als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Schulen (die Verantwortlichen). Schulen bestimmen Zwecke und Mittel der Verarbeitung; Cnoté verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung der Schule.

Kontakt: get@cestnote.ch

2. Rollen und Verantwortung

Ihre Schule ist der Verantwortliche. Die Schule entscheidet, welche Daten mit Cnoté geteilt werden, welche Eltern eingeschrieben sind und wann der Dienst endet.

Cnoté ist der Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten E-Mail-Metadaten, Kalenderereignisse und Eltern-Kontaktdaten nur im Auftrag der Schule, ausschließlich zum Zweck der Eltern-Schul-Kommunikation über WhatsApp.

Diese Beziehung wird in einem Datenverarbeitungsvertrag (DPA) formalisiert, der vor jeder Verarbeitung zwischen Cnoté und jeder Schule unterzeichnet wird. Der Vertrag entspricht DSGVO Artikel 28 und Schweizer nDSG Artikel 9.

3. Welche Daten wir erheben

Von der Schule bereitgestellte Daten

• Eltern-Namen und WhatsApp-Nummern — zur Zustellung schulischer Kommunikation über WhatsApp
• Vornamen und Jahrgang der Kinder — zur Personalisierung der Kommunikation pro Kind
• Lesezugriff auf das Gmail-Postfach der Schule — gewährt über Googles standardisiertes sicheres Anmeldeverfahren (OAuth-Token), sodass keine Passwörter mit Cnoté geteilt werden und die Schule den Zugriff jederzeit aus ihrer Google-Workspace-Admin-Konsole widerrufen kann

Daten, die wir bei der Verarbeitung erzeugen

• E-Mail-Metadaten und Zusammenfassungen — Betreff, Absender, Empfangsdatum, KI-generierte Zusammenfassung des Inhalts. Wir verarbeiten Zusammenfassungen, soweit erforderlich für sinnvolle Benachrichtigungen.
• Kalenderereignis-Daten — Titel, Daten und Beschreibungen aus dem Google Calendar der Schule
• WhatsApp-Nachrichtenverläufe — eingehende und ausgehende Nachrichten zwischen Cnoté und Eltern (für Zustellung und Gesprächshistorie)
• Zustellungs- und Benachrichtigungsprotokolle — Zeitstempel gesendeter Nachrichten, für Idempotenz und Audit

Daten, die wir auf dieser Website erheben

• Demo-Anfragen — Name, E-Mail, Rolle, Schulname und Nachricht, wenn Sie das Kontaktformular ausfüllen. Wird nur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. 3 Jahre aufbewahrt.
• Server-Logs — IP-Adressen und User-Agent-Strings in standardmäßigen Server-Zugriffsprotokollen. 90 Tage aufbewahrt.

4. Was wir nicht erheben — und wofür wir niemals trainieren

• Vollständige E-Mail-Texte (wir verarbeiten nur Zusammenfassungen)
• Analyse-Cookies oder Tracking-Pixel Dritter
• Zahlungs-Kartendaten (Abrechnung über externen Anbieter)
• Daten, die nicht ausdrücklich für den Dienst erforderlich sind

Wir verwenden keine über Cnoté verarbeiteten personenbezogenen Daten zum Training von KI-Modellen. KI-Aufrufe (an große Sprachmodelle — die KI-Familie hinter Tools wie ChatGPT, von uns ausschließlich in europäischen Rechenzentren gehostet) nutzen Schul-E-Mail-Inhalte nur im Moment der Inferenz und fließen niemals in KI-Trainings-Pipelines. Vertraglich mit unseren KI-Anbietern garantiert und jährlich auditiert.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Für Schuldaten (Eltern, Kinder, E-Mails): Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses der Schule an der Kommunikation mit Familien und im Rahmen des Datenverarbeitungsvertrags, in dem Cnoté als Auftragsverarbeiter handelt.

Für Einsendungen über das Kontaktformular: Einwilligung (Sie wählen, das Formular abzusenden).

6. Wo wir Daten speichern — und wo die KI läuft

Alle personenbezogenen Daten werden auf Servern in Frankreich (EU) gespeichert, betrieben von OVH Cloud (einem europäischen Cloud-Anbieter). Die KI-Verarbeitung läuft auf europäischen großen Sprachmodellen, die über OpenRouter (eine Plattform, die uns ermöglicht, Anfragen an bestimmte in der EU residierende KI-Modelle zu leiten) angesprochen werden. Keine personenbezogenen Daten werden in die USA oder ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz übertragen, ohne angemessene Garantien.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Eltern-Kontaktdaten — aufbewahrt während der Vertragslaufzeit mit der Schule plus 90 Tage Backup, dann gelöscht.
• E-Mail- und Kalenderdaten — 3 Jahre ab Empfang, dann gelöscht.
• WhatsApp-Nachrichten — 3 Jahre, dann gelöscht.
• Daten aus dem Kontaktformular — 3 Jahre, dann gelöscht.
• Server-Logs — 90 Tage.

8. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO und Schweizer nDSG haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft — Sie können eine Kopie der zu Ihnen gespeicherten Daten anfordern
• Berichtigung — Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Löschung — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden")
• Datenübertragbarkeit — Sie können Ihre Daten in maschinenlesbarem Format anfordern
• Widerspruch — Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses widersprechen
• Einschränkung — Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, während ein Streit geklärt wird

Für Daten, die im Auftrag einer Schule gehalten werden, wenden Sie sich bitte direkt an die Schule — sie ist der Verantwortliche. Für Daten, die Cnoté direkt hält (Website-Kontaktdaten), schreiben Sie an get@cestnote.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

9. Datenverarbeitungsvertrag

Schulen erhalten vor jeder Datenverarbeitung einen Datenverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO Artikel 28 / Schweizer nDSG Artikel 9. Auf Anfrage verfügbar unter get@cestnote.ch.

10. Kontakt

Für Datenschutz-Fragen, Auskunftsersuchen oder zur Anforderung des Vertrags:

Cnoté
Schweiz
get@cestnote.ch

Sie haben das Recht, sich bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde zu beschweren. In der Schweiz: EDÖB (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter).